Nuevos retos, nuevas ayudas

Posiblemente, la mayoría pensemos que uno de los retos más repetidos en la última década es “actualizarse o morir”, sin embargo, si echamos un vistazo a la historia de la humanidad, ha sido una constante que, sin duda, la ha empujado a evolucionar, al menos desde la perspectiva de la comodidad material. Aunque ahora la vida es más sencilla y rodeada de comodidades, el incremento de la competencia profesional y la necesaria diferenciación que exige el desarrollo de cualquier proyecto o el servicio más tradicional de cualquier despacho, hace que la vida sea ahora, más compleja y además, lejos de facilitárnosla, empezamos a percibir a la tecnología como una seria amenaza a nuestra forma de ganarnos la vida.
Conocedores de ello, organismos europeos, nacionales, autonómicos y locales, llevan décadas impulsando la innovación tecnológica, ya desde 1950, con programas enfocados al sector del carbón y el acero. Hoy son innumerables las ayudas que podemos encontrar en nuestro entorno para acatar una realidad necesaria, no sólo conveniente. Y es que, desgraciadamente, quien no quiera subirse al carro de la automatización tecnológica de todo tipo de procesos en cualqueir entorno laboral, sólo le queda trabajar muchas más horas que la competencia para ganar menos.

Por tanto, es fundamental lanzarnos con seguridad al campo de la tecnología, en realidad, está ahí para ayudarnos a trabajar menos y sacar mayor rentabilidad a nuestro tiempo, permitiéndonos enfocarnos en aquellos asuntos que sí conviene que sigamos mimando personalmente, marcando la verdadera diferencia: la relación afectiva con nuestro entorno (clientes, proveedores, familiares, amistades, etc…). Es la única garantía de mantener una vida coherente entre tanta innovación y tan poco tiempo para disfrutarla.

Por eso, conviene que comencemos cambiando el enfoque porque todo tiempo y recurso invertido en un avance tecnológico, nos permitirá en menos de lo que nos parecía al principio, ganar calidad de vida profesional y personal, aunque sólo sea ayudándonos a tener más organizado todo, que no es poco. Cuando una aplicación ya ha sido desarrollada para su correcto funcionamiento, implementarla en tu rutina por completo no debería llevarte más de un mes, siendo una persona muy ocupada, podría llevarte hasta seis o siete meses, si realmente estás comprometido con tu mejora continua, pero después, tu vida mejorará. Sólo tienes que asegurarte antes, que esa aplicación resuelve de verdad tus necesidades (al menos, buena parte de ellas) y que puedes permitirte el coste y los plazos de amortización que te propone, claro.

Automatización de procesos

Lo primero que debemos destacar, es que no es necesario desembolsar una gran suma de dinero para que desarrollen una aplicación informática que te ahorre la mitad del tiempo que le dedicas en tu día a día a las funciones más habituales. La automatización de procesos es mucho más que eso y la tecnología, sólo la facilita y no se desgasta, como una persona agotada de realizar trabajos rutinarios durante años. Pero con la tecnología libre que hay actualmente en el mercado, todos tenemos muchísimas fuentes gratuitas o a un coste reducido para ahorrarnos tiempo, basta con comparar el coste de licencias e implantación de un software de gestión empresarial como SAP BusinessOne, con un Odoo. Sin embargo, como explicaba anteriormente, es fundamental analizar antes si cubre tus necesidades porque al solicitar desarrollos a medida de cada ERP, el coste final puede ser similar.

Muchas personas que trabajáis en la gestión de empresas os preguntaréis ¿cómo podéis aprovechar más esta inundación de productos y servicios tecnológicos si para hacer una nómina, comunicar unos impuestos, firmar un documento con tu ordenador o enviar cualquier comunicado a la administración pública, ya tienes que utilizar diferentes aplicaciones para cada cosa? Pues bien, ¿has pensado en hacerte con una aplicación que te permita realizar todas esas cosas sin usar, cada día, 5 plataformas, dos programas de gestión, excel, word, etc…?

Ya hay ERP´s muy completos y Portales del Empleado que cubren la mayor parte de las necesidades y tareas de una Asesoría, Consultoría o un Departamento de Recursos Humanos, desde que buscas al candidato hasta la finalización de la relación laboral, garantizándote el control documental y el cumplimiento normativo de todas las gestiones que se te encomiendan salvaguardar.

Pensarás que eso se lo pueden permitir las empresas más grandes, pero puedo asegurarte que gracias a las ayudas que hay a la I+D+i, cada vez hay más despachos pequeños y PYMES que han crecido. De hecho, en nuestro entorno, concoemos varios casos que han mejorado mucho su rentabilidad apostando por la automatización de procesos aunque también, hay muchos otros, que siguen quejándose de lo dura que está la vida y que ahora se gana menos trabajando más.
¿Cómo te puedes subir al carro tecnológico? Simplificando mucho la respuesta, se nos ocurren tres alternativas:

• Un desarrollo a tu medida por un equipo con conocimientos y experiencia suficiente: sin duda, es la opción más cara, pero si tienes muy bien calculado el retorno de la inversión, ¡adelante! Desde luego, es la mejor opción para aquellos proyectos que pretenden ser referencia en un sector y cobrar más por tenerlo o, incluso, distribuirlo.
  
  
• Contratar una aplicación inventada y en funcionamiento: ahorrándote muchísimas horas de análisis de tus necesidades, salarios de perfiles caros o facturas de proveedores, testeo, etc… Obviamente, dispondrás de algo mucho menos amoldado a tus necesidades concretas.
  
  
• La última opción es un híbrido: aprovechar el software libre y un profesional que lo controle perfectamente, para desarrollarte algo a medida. Quizá obtengas un producto menos disruptivo y que no te diferencie tanto de la competencia como en el primer caso, pero también hay una diferencia de coste importante.

¿Cómo automatizar la gestión de personas sin perder humanidad en el intento?

Fácil, automatizas todos los procesos que debes dejar debidamente comunicados y registrados, dedicando todo el tiempo que consigas ahorrar, al trato directo con las personas. Muchos de los portales del empleado o de empresa que hay actualmente en el mercado, incluyen foros o chats para atender dudas personales, pero es muy aconsejable no perder de vista el intangible que pesa más en las relaciones humanas: sacar tiempo de calidad para seguir compartiendo momentos y conversaciones de valor.
Por tanto, es aconsejable utilizar estas plataformas para canalizar cualquier gestión, duda o trámite formal e incluso utilizar la inteligencia artificial, para dar respuestas más rápidas a diferentes dudas. Pero también, conviene utilizar todos los informes que te pueda aportar propiciar una relación más fructífera, volcándote en aquellas desviaciones más llamativas, como las personas con las peores valoraciones o resultados de un indicador como las horas ausentadas, encuestas de clima, formaciones sin superar, errores sistemáticos en el uso de la aplicación o cualquier herramienta de trabajo… ahí es cuando merece la pena invertir todo el tiempo ahorrado y dedicarlo a resolver personalmente, todas esas desviaciones, sin confiárselo a “la máquina”… porque hacerlo al revés, es una práctica no sólo en contra de los tiempos actuales, sino de los venideros que, cada vez más, penalizarán aquellos modos de trabajar que confíen más gestiones a la persona que a la tecnología.No sólo me refiero a aplicaciones para empleados, sino también para clientes. Como Gestoría, Asesoría o Consultoría, ofrecer un Portal de Empresa para tus clientes y/o sus empleados, puede ser un diferencial muy valorado por ellos que, además, te ayude a reducir los tiempos que les dedicas a revolver sus dudas y gestiones (como envío de nóminas, informes, impuestos, etc…).

Ayudas y subvenciones a tu alcance

Para cada una de las opciones, existen ayudas que te permiten ahorrar buena parte de su coste, como el CDTi Pidi: una combinación de subvención a fondo perdido, más deducción fiscal, más crédito bonificado para circulante, de libre disposición en la empresa, que te ahorra el 85 % del coste, incluyendo una subvención a fondo perdido del 30 % y el resto, a un tipo de interés subvencionado (actualmente al 0 %), sin comisiones, sin aportación de garantías (salvo en casos excepcionales de alto riesgo financiero) y con un plazo de amortización de hasta 10 años, incluidos 3 de carencia.

Pero, además, si apuestas por realizar un desarrollo a tu medida con el personal de tu plantilla, seguro que puedes aplicarte una bonificación del 40 al 55 % de las cuotas de contingencias comunes a cargo de la empresa, durante los tres primeros años. Son las famosos bonificaciones del personal innovador.
No pierdas de vista las ayudas autonómicas, muchas te reponen casi todo (o todo) el gasto tecnológico en el que incurras, pero no lo dejes para mañana e infórmate cuanto antes, porque muchas son por concurrencia competitiva y las que restan, se otorgan a los primeros en solicitarla.
En definitiva, hay más necesidad que nunca por incluir la tecnología en tu día a día, pero también hay muchísimas ayudas para quitarte el miedo a invertir en la innovación que necesita tu empresa y las personas que la conforman, ¡anímate y contáctanos!
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Artículo publicado en la Revista El Graduado, Nº 81: https://graduadosocialmadrid.org/colegiados/revista?limit=4&start=0